Privacystatement

Dit is de privacyverklaring van FlexDelft B.V., hierna ook: "FlexDelft". Kijk voor onze contactgegevens onderaan deze privacyverklaring bij het kopje “Wat als je vragen of klachten hebt?” In deze privacyverklaring informeren wij je over het gebruik van jouw persoonsgegevens (hierna ook “gegevens”) door FlexDelft. 

Korte privacyverklaring

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens ten behoeve van verwerken financiële administratie. We delen sommige gegevens met andere partijen (ontvangers). De personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun gegevens.

Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Voor identificatiedoeleinden
  • Voor het aanspreken met de juiste titel
  • Om elektronische bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen
  • Om onze (leden)administratie te kunnen voeren
  • Om met onze klanten te kunnen communiceren, zoals bij vragen of klachten 
  • Om betalingen te kunnen verwerken, voor de facturatie en het bijhouden van onze (financiële) administratie 

Op welke grondslagen ("rechtsgronden") is het gebruik van jouw gegevens gebaseerd?

Wij gebruiken jouw gegevens op basis van de volgende grondslagen ("rechtsgronden"):

De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die we met jou hebben, of waar je partij bij bent. De gegevens zijn nodig om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting.

Ben je verplicht de gegevens te verstrekken?

Ja, sommige gegevens vragen wij je verplicht op te geven. Wanneer je deze gegevens niet aan ons wilt geven, dan kunnen wij de overeenkomst niet met je aangaan. We hebben de gegevens nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Aan wie geven wij jouw gegevens door?

Wij gebruiken jouw gegevens in principe alleen voor onszelf. Maar in de volgende gevallen kan het nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan anderen. We delen de gegevens met de volgende soorten partijen:

  • ICT-bedrijven. Wij maken gebruik van ICT-bedrijven, zoals websitebeheerders en hosting bedrijven, die de gegevens opslaan en beheren. Deze ICT-bedrijven zijn gevestigd in Nederland
  • Accountant / boekhouder. De gegevens die op de factuur staan moeten wij doorgeven aan onze accountant / boekhouder. Onze boekhouder / accountant is gevestigd in Nederland.
  • Pensioenorganisatie. De gegevens die nodig zijn voor het aanmelden voor pensioen worden doorgegeven aan Stipp Pensioen.
  • Deurwaarder Bij eventueel loonbeslag zijn wij verplicht om gegevens af te staan.
  • Overheidsinstanties. We kunnen verplicht worden om gegevens af te staan aan Nederlandse overheidsinstanties. 

Worden jouw gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, wij geven jouw gegevens niet door naar buiten de Europese Economische Ruimte, ze worden alleen opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.

 Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. In het algemeen hanteren wij daarbij de volgende bewaartermijnen:

Soort gegevens

Bewaartermijn

NAW gegevens, email adres, telefoonnummer

Tot 2 jaar na de laatste transactie.

Kopie ID Bewijs,  Loonbelastingverklaring, factuurgegevens, transactiegegevens en overige financiële gegevens

7 jaar op basis van de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Gegevens in de administratie

Zolang als je met ons een overeenkomst of andere relatie hebt en tot 2 jaar daarna.

Accountgegevens urenportal

Zolang als je het account hebt.

Correspondentie 

Zolang als je een overeenkomst of andere relatie met ons hebt en tot 2 jaar daarna.


Welke rechten heb je?
 

Je hebt op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  • een kopie en inzage te vragen in jouw gegevens;
  • informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens;
  • incorrecte gegevens te laten corrigeren;
  • onvolledige gegevens aan te laten vullen, gezien de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • jouw gegevens te laten verwijderen;
  • jouw gegevens te laten "beperken";
  • bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van jouw gegevens;
  • als je toestemming hebt gegeven voor gebruik van jouw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
  • als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van onze dienst), en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: dan heb je het recht om jouw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format in machineleesbare vorm mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, de gegevens op jouw verzoek op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
  • een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van jouw gewone verblijfplaats, waar je je werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om jouw rechten uit te oefenen, kan je contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij "Wat als je vragen of klachten hebt?"

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om jouw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Het kan zijn dat we de overeenkomst met je niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van je hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.

Wat als je vragen of klachten hebt?

Als je vragen of klachten hebt over het gebruik van jouw gegevens of over deze privacyverklaring kan je contact opnemen met:

FlexDelft B.V.
Landbergstraat 15
015-2787765
flexdelft@tudelft.nl

Je kunt ook rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming:
Marloes Rodenrijs, 015-2787765

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van 24-05-2018. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door je daar een email-bericht over te sturen.