Opdrachtgevers
Student-assistent
Student-assistent aanmelden
Heeft u een student die u via FlexDelft wilt laten uitbetalen? Dan kunt u deze student bij ons aanmelden. Let op, voor studenten van buiten de EU geldt een ander proces.
Alleen studenten die ingeschreven staan bij de TU Delft kunnen aangemerkt worden als student-assistent of student-assistent OBP. Wanneer de werkzaamheden van deze student een bijdrage leveren aan het onderwijs of onderzoek dan is de student een reguliere student-assistent. De student kan dan onbeperkt verlengd worden zolang hij/zij nog als student ingeschreven staat bij de TU Delft. Wanneer de werkzaamheden niet ten behoeve zijn van onderwijs en onderzoek dan worden de studenten aangemerkt als student-assistent OBP. In dit geval mag de student maximaal 3 jaar en maximaal 3 contracten verlengd worden. Een student moet geregistreerd zijn op een adres in Nederland.
Het salaris is afhankelijk van de studievoortgang. U vraagt een ECTS overzicht op bij de student.
- 60-120 ECTS: SA2
- 120-180 ECTS: SA3
- > 180 ECTS/Masterstudent: SA4
Hoe meldt u een student aan?
- De opdrachtgever vult het aanmeldformulier in.
Na het invullen van het aanmeldformulier krijgt u een e-mail met de samenvatting van uw aanmelding. In deze e-mail zit een link waarmee u de aanmelding definitief maakt. Wanneer de aanmelding definitief is gemaakt krijgt FlexDelft het aanmeldformulier binnen, ook krijgt de student een e-mail waarin de student wordt gevraagd zich bij ons in te schrijven. Mocht u meer dan 20 studenten tegelijk aan willen melden, e-mail ons dan op flexdelft@tudelft.nl. Wij sturen u dan een Excel format toe waarin u de gegevens van de studenten kunt aanleveren. - De student schrijft zich in bij FlexDelft.
Studenten moeten zich eenmalig bij FlexDelft registreren. U kunt de student hiervan op de hoogte stellen. Staat een student al ingeschreven dan hoeft de student geen actie te ondernemen. - De opdrachtbevestiging.
Wanneer FlexDelft het aanmeldformulier binnen heeft en de student ingeschreven is dan gaan wij de opdracht verwerken. Hierna zullen wij een opdrachtbevestiging sturen naar zowel de opdrachtgever als de student. De student zal hierna ook de inloggegevens ontvangen waarmee de gewerkte uren kunnen worden ingevoerd in de online omgeving.
Non-EU Student
Studenten van buiten de EU hebben een tewerkstellingswerkvergunning (TWV) nodig voordat ze mogen werken in Nederland. Wanneer u een student van buiten de EU wilt laten werken dient deze student zo snel mogelijk langs te komen op ons kantoor met een verblijfsvergunning. Op basis van deze verblijfsvergunning kunnen wij een TWV voor de student aanvragen. Dit proces kan tot 5 weken duren en in de tussentijd mag de student NIET werken. Uw niet-Europese student-assistent kan voor maximaal 16 uur per week aan de slag. LET OP; voor het laten werken van Non-EU studenten zonder werkvergunning of deze studenten inzetten voor meer dan 16 uur per week staan hoge boetes. Deze boetes zijn voor ons, FlexDelft, maar ook voor de TU Delft en de student zelf. Non-EU studenten kunnen niet met terugwerkende kracht aangemeld worden.
FAQ
Kan ik een afgestudeerde student aanmelden als student-assistent?
Nee, dit kan helaas niet. Wel zijn er mogelijkheden via onze detacheringstak. Neem contact met ons op voor advies over de mogelijkheden.
Kan een student van buiten de EU al starten zonder dat zijn werkvergunning binnen is?
Nee, de werkvergunning moet binnen zijn voordat de student kan beginnen. De boetes voor het laten werken van de student zonder werkvergunning zijn hoog. Deze boetes zijn voor FlexDelft, de TU Delft en voor de student zelf.
Mijn student heeft kosten gemaakt voor het vak, kunnen deze via FlexDelft worden vergoed?
Ja dit kan, we willen graag de originele bon ontvangen, met daarop de dimcode, naam en handtekening van de goedkeurder.
Kan ik de notificatie-mails van ingediende urendeclaraties aanpassen?
Nee, je kunt de notificatie e-mails middels een outlookregel direct in een specifieke map laten bezorgen.
Voor wanneer moet ik de urendeclaraties goedkeuren?
Alle uren die op dinsdagochtend voor 9 uur goedgekeurd zijn gaan diezelfde dag nog mee in de verloning en worden die middag aan de student uitbetaald.
Ik zie op het aanmeldformulier dat je kunt kiezen tussen “max. aantal uur” en “uren per week”. Wat is het verschil?
Wanneer u voor “max. aantal uur” kiest dan gaat dit over het max. aantal uur voor de hele opdracht. Wij voegen deze max. aantal uur toe aan de opdracht. Hier zit een blokkering op. Dit betekent dat de student ook niet meer uren kan declareren dan die max. aantal uur. Wanneer u voor “uren per week” kiest dan krijgen de studenten een opdracht met een vast aantal uur per week. Hier zit geen blokkering op, studenten kunnen dus meer (of minder) uren declareren dan dit vaste aantal uur per week.
De uren die mijn student heeft ingediend kloppen niet, wat nu?
Wanneer u de declaratie van de student open klikt kunt u per dag de uren die de student heeft ingediend wijzigen. U kunt dit ook op 0 zetten wanneer de student niet gewerkt heeft. De uren die de opdrachtgever aangeeft zijn altijd leidend in de uitbetaling van de student.
Ik wil de opdracht van de student verlengen en de uren ophogen. Hoe doe ik dit?
Wanneer het om een verlenging gaat van een opdracht die nog loopt of die net is afgelopen dan kunt u ons een e-mail sturen met de nieuwe einddatum en de eventuele extra uren. Wij verwerken deze verlenging en u ontvangt daar een opdrachtbevestiging van. Als er een wijziging is in de verlenging zoals bijvoorbeeld een andere dimcode of andere goedkeurder, dan willen we graag een nieuw aanmeldformulier ontvangen.
Er wijzigt iets in een lopende opdracht van een student. Hoe wijzig ik dit?
Wanneer er een wijziging is in een lopende opdracht, bijvoorbeeld: dimcode, goedkeurder of uren, dan kunt u ons een e-mail sturen. Wij zullen deze wijziging dan verwerken.
De student die ik heb aangemeld heeft toch besloten niet meer te gaan werken. Hoe zeg ik deze opdracht op?
Alleen de student kan een opdracht voortijdig opzeggen. Graag zouden wij de mailwisseling ontvangen waarin de student aangeeft niet meer te willen werken. Of de student moet ons rechtstreeks e-mailen en daarin aangeven dat deze student van de opdracht afziet.
Hoe kan ik zelf de opdracht vroegtijdig stopzetten?
Dit kan helaas niet. Alleen de student kan de opdracht vroegtijdig stopzetten.
Medewerker
Uitbetaling van medewerker
U wilt uw tijdelijke medewerker via FlexDelft Detacheringen uit laten betalen. Dit kan onder de volgende voorwaarden:
- De medewerker is in het afgelopen half jaar nog niet eerder in dienst geweest van de TU Delft.
- Dit kan alleen per de eerste van de maand en per hele maanden
- De medewerker krijgt een vast fte (en vaste uren) per maand. Dit is niet op declaratiebasis.
- De medewerker kan maximaal 3 contracten binnen 1 jaar via ons werken
- De medewerker moet woonachtig zijn in Nederland
- Wij volgen de CAO voor Universiteiten. Dit houdt in dat de medewerker dezelfde onkostenvergoedingen krijgt, een eindejaarsuitkering en wordt aangemeld voor het ABP-pensioen.
- Wanneer het een medewerker van de buiten de EU betreft, neemt u eerst even contact met ons op.
Wanneer u besluit de medewerker bij ons aan te melden kan dit door middel van het aanmeldformulier. De link naar het aanmeldingsformulier vind u boven aan de pagina.
Wanneer u dit formulier invult krijgt u van ons een e-mail met daarin een samenvatting van deze aanmelding. Deze dient u nog definitief te maken. Wanneer de aanmelding definitief is wordt de aanmelding naar FlexDelft gestuurd en krijgt de medewerker een e-mail met daarin een link waarmee de medewerker zich kan inschrijven bij FlexDelft Detacheringen. Daarnaast zullen wij nog contact opnemen met de medewerker om een kopie van het paspoort en de loonbelastingverklaring op te vragen.
Wanneer de inschrijving van de medewerker compleet is maken wij het contract op. Deze wordt ondertekend door de medewerker. U krijgt een detacheringsbevestiging van deze opdracht. Met deze detacheringsbevestiging kunt u de registratie externen in gang zetten.
Wij zorgen daarna voor de maandelijkse uitbetaling van het salaris en de facturering. Wanneer het einde van het tijdelijke dienstverband nadert zullen wij contact met u opnemen om de mogelijkheden voor een eventuele verlenging door te nemen.
Voor advies op maat voor het aanstellen van uw tijdelijke medewerker kunt u ons altijd bellen of een e-mail sturen naar fdd@tudelft.nl
Surveillanten
Surveillantendienstverlening
In opdracht van Education & Student affairs (ESA) verzorgen wij de planning en coördinatie van de surveillantenpool van de TU Delft.
Een groep van ruim 100 enthousiaste surveillanten ondersteunt studenten en docenten bij officiële tentamens. FlexDelft zorgt voor de werving, selectie, training, planning en uitbetaling van deze groep.
De regels en richtlijnen voor surveillanten zijn door de TU Delft opgesteld in het Reglement van Orde. De surveillanten werken volgens deze regels.
Ongeveer twee weken voordat een tentamen plaatsvindt, ontvangt FlexDelft het rooster vanuit de tentamenroosteraar van de TU Delft. Op basis van deze informatie gaan wij aan de slag. Voor tentamens met 30 of meer deelnemers roostert FlexDelft automatisch surveillanten in.
De verantwoordelijke docent ontvangt hiervan een e-mail. In deze e-mail staat ook een link naar het Tentameninformatieformulier (TIF), hier kan vooraf informatie doorgegeven worden aan de surveillanten over bijvoorbeeld; het aantal uit te delen klad- en tentamenpapier, de hulpmiddelen die studenten mogen gebruiken en contactgegevens van de docent.
Als er minder dan 30 deelnemers aanwezig zijn, wordt er geen surveillant ingepland. De docent wordt hier eveneens over geïnformeerd per e-mail. In deze mail staat beschreven wat een docent kan doen om alsnog een surveillant in te zetten.
Digitale ondersteuning
Bij een aantal softwarepakketten leveren surveillanten digitale ondersteuning. Ook wel e-surveillanten genoemd. Momenteel geldt dit enkel voor de softwarepakketten van Ans en Möbius. Bij deze tentamens wordt al vanaf 1 ingeschreven student een e-surveillant ingepland.
E-surveillanten staan tijdens het tentamen in contact met de ESA-afdeling Exam Support om eventuele storingen/problemen op te kunnen lossen.
Ondersteuning aanvragen
Het is mogelijk om de diensten van een surveillant aan te vragen bij FlexDelft. Dit is op basis van beschikbaarheid en facturering hiervoor gaat per dimcode van de betreffende afdeling.
Contact
Voor vragen over de surveillantendienstverlening kunt u ook terecht via het e-mailadres; surveillanten@tudelft.nl.